无论在什么公司上班，职业生涯中，难免会组织一场会议。
可能是几百人的大会，也可能是几个人的小会；可能是跨区域的业务交流会议，也可能是小范围的决策会议；可能是气氛随意的座谈会，也可能是严谨严肃的学术会。
千万不要以为组织一场会议很简单。如果参会者人数多，会议内容重要，会议规格高，会议时间长，会议议程复杂，那会议组织难度会更大。
组织一场会议不仅要做好会议策划，还要细心安排好会议的每一个环节，会前、会中、会后，都不可粗心和忽视，有时候一个小地方没有考虑到，导致整场会议黯然失色，甚至失败。相反，如果会议组织得当，考虑周全，方式创新，不仅会议成功，而且亮点纷呈，让人会后惦记称道。
下面四个错误是会议组织中常见的，学以为用，引以为戒：
一 只发通知无确认
即使组织过会议的人有时还会犯此错。现在通信手段太多，有发短信的，有发微信的，有发qq的，有发内部网站的，有电话的。不管哪一种，都必须要确认参会的一些信息，不然就不能算通知到位了。
没有确认参会信息的错误可以分为三级：
初级错误：仅仅发了通知后就没有确认，不知道与会者是否收到通知，不知道被通知者是否有时间参会，也就是不知道有多少人参加会议。特别是没有确认最高领导、重要嘉宾、著名专家等重分量的人员是否参会。
中级错误：参会人数倒是确认了，但是没有确认与会人员是否已经准备好了资料或者发言材料。会议资料和发言材料的准备直接影响会议的进行，甚至会议无法开始。
高级错误：确认了会议资料和发言材料，但是没有确认资料和材料是否已经审核，没有确认发言材料的篇幅长短。如果没有审核的资料被发布会议上可能就是大错误，如果发言材料的长短没有确认可能影响会议时间，影响与会者的心情。
二 会场准备不充分
会场准备包括很多内容，如桌签、会标、会议桌椅、音响、话筒、茶水等，不同的会议准备的东西不一样，越重大的会议准备越多，参会人数越多准备越复杂。
在此环节容易出现问题的主要是：
与人数不匹配：比如准备桌椅数量不够，又如准备资料份数不够。会场设施故障：比如话筒缺电池、投影不响应、音响不出声、显示屏无影。出现文字错误：桌签打错姓名，会议出现错误，资料出现错误预备出现疏漏：话筒数量不够用，无线话筒没准备，特定歌曲被遗漏
三 会场无人做记录
有的人认为，不是每一场会议都需要做记录。其实，恰恰相反，每一场会议真的需要做记录。简单的会议简单记，复杂的会议详细记。因为一般会议都会发会议纪要。
有的人认为，会场都准备资料了，还需要做记录吗？真实的情况，经常有发言者脱稿发言。
重要的会议不仅需要记录人员，还需要录音，还需要速记员，还需要翻译甚至同传。有的会议需要快速出记录，则在安排速记员的同时还要安排专业人员陪同速记审稿纠错。
如果没有安排记录、录音，等会议结束了那很难收场。这是大疏漏。
四 会后纪要无人问
既然开会，必然有事，或协商统一，或百花齐放，绝大多数会议结束了需要一个会议纪要。
如果是工作类会议，没有下发会议纪要或备忘录，那很有可能会议白开了。
即使下发了会议纪要，还有对会议纪要的落实执行。如果无人检查、督促，那会议纪要也只是一纸空文。这也是会议组织的一大败笔。
组织一场会议的成功，重在用心细心。用心者无事不成，无心者无功可成。
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